书本式检索工具是以单份文件或单个案卷为对象，将其内容特点和形式特征记录成条目，再将包含所有档案特征信息的条目按照一定的规则和顺序组合排列起来，装订成册。
这种检索工具的优点是次序整齐，不易散失，体积较小，阅读方便，可以印刷出版，便于携带、交流。
但缺点是书本检索工具需待全部准备工作完成，方能编制正式目录，一旦装订成册，增减修改即不可能，而且编制周期较长。
书本式检索工具可分为两类：一类是书本目录式，包括案卷目录、卷内文件目录、分类目录、全宗文件目录、重要文件专题目录、主题目录、全宗目录、文号目录等；另一类是书本叙述式，包括全宗指南、专题指南、档案馆指南等。
1. 案卷目录
案卷目录是以单个案卷为条目编制的档案目录。由于案卷是档案馆基本的保管单元。案卷目录在档案管理中具有双重职能：既是一种检索工具，是一种以案卷名为索引查找档案的检索工具；也是一种固定案卷位置，统计案卷数量，监督、保护档案的管理工具。
2. 案卷文件目录
案卷文件目录是以案卷中文件目录为条目而编制的目录汇编。案卷文件目录也称“卷内文件目录汇集”或“全引目录”，它将全宗或全宗内的某一部分的案卷目录和卷内文件目录汇编成册，兼有案卷目录和卷内文件目录的功能。因此它是“目录的目录”。
这种目录形式克服了案卷目录和卷内文件目录的某些局限。不仅使每一案卷中所包含的文件标题在目录中反映出来，同时还实现了独立成册。这种检索工具的优点是，提示的档案内容和成分比较具体，无论查找案卷或单份文件都很方便；编制方法简便易行，很适合档案室使用。案卷文件目录的著录格式是：先列出卷号、标题、起止日期、页数，接着就在下面列出该卷的卷内文件目录。
3. 文号目录
文号目录是按年、作者、文号编制的检索工具。只要利用者提出文号，就可以迅速检索文件。文号目录的编制方法比较简单，是机关单位的档案室比较适用的一种检索工具。文号目录的著录项目有：作者、文号、文件制成时间、文件标题、档号等。
