1.效用信息组织
效用信息组织是根据信息的实用价值来组织信息的方法,主要有权重值组织法、概率组织法等形式。
①权重值组织法。赋予不同信息以不同权重值,然后通过复杂的计算,以权值大小排列信息的重要性来组织信息的方法。质量评估、城市规划、行政决策等常用此法。
②概率组织法。按照事物出现的概率大小对事物进行组织的方法。这种方法是在未全知信息情况下,对信息进行组织的一种方法。如,预测文体活动胜负、期货交易、对能否考上大学的学生进行排名等。
效用信息组织法能够反映和满足用户的信息需求,是一种应用性的组织方法,在实际生活中应用极为广泛。
2.网络信息组织
网络信息资源具有多维的分类标准,通常按加工深度分为一次信息和二次信息 。网上一次信息主要有主页(Home Page)、电子邮件、BBS、网络新闻(Usenet和Newsgroups)等形式;鉴于一次信息来源广泛、种类繁多、内容复杂、急剧增长,用户在网络信息汪洋中找到所需信息非常不容易。人们对一次信息进行加工,运用搜索引擎和菜单索引等方式组织成网上二次信息。
相较于传统信息资源,网络信息资源数量庞大、增长迅速,内容丰富、形式多样,变化频繁、价值良莠,结构复杂、分布广泛,对其进行组织亟待加强。
网络信息组织是指人们根据网络信息本身的特点,运用各种工具和方法,对网络信息进行加工、整理、排列、组合,使之有序化、系统化、规律化,从而有利于网络信息的存储、传播、检索、利用,以满足人们的网络信息需求的活动过程。目前网络信息组织的方式主要有以下几种方式。
①文件方式。
文件是计算机存储数据的重要方式,一个文件可以包括数据、程序或字符,是计算机保存处理结果的基本单位。对于图形、图像、图表、音频、视频等非结构化信息,可以方便地利用文件系统来管理。以文件方式组织网络信息资源具有简单方便,能存贮非结构化信息等优点,因此以文件方式来组织信息资源仍然使用的较广泛,Internet也提供了诸如FTP一类的协议来帮助用户利用那些以文件形式保存和组织的信息资源。但这种组织方式存在文件大小和数量的冲突,增加了网络的负载,不能很好地组织与管理结构化信息,从而降低了信息组织的效率。
②超媒体方式。
超媒体技术是超文本与多媒体技术的结合,它将文字、表格、声音、图像、视频等多媒体信息以超文本方式组织起来,使人们可以通过高度链接的网络结构在各种信息库中自由查阅,找到所需要的任何媒体的信息。超媒体方式的优势主要有:以非线性的方式组织信息,符合人们思维联想和跳跃性的习惯;节点中的内容可多可少,结构可以任意伸缩,具有良好的包容性和可扩充性;可组织各类媒体的信息,方便地描述和建立各媒体信息之间的语义联系,超越了媒体类型对信息组织与检索的限制;通过链路浏览的方式搜寻所需信息,将信息控制机制整合进系统数据之中,避免了检索语言的复杂性。
③全文本方式。
该方法主要用于全文数据库的组织,是对非结构化的文本信息进行组织和处理的一种方式。它不同于二次文献数据库的组织,无需前控,不必用规范化语言对信息进行复杂的前处理。它不是对文献特征的格式化描述,而是用自然语言来揭示文献的知识单元。由于是全文揭示,它能够完整地反映出一次文献的全貌,通过计算机自动进行文献信息处理和组织。基于全文数据库的全文检索可以将任意字符作为检索标识,便于用户用自然语言直接检索未经标引的一次文献。
④主页方式。
采取类似于档案卷宗的组织方式,可将有关某机构或个人的各种信息集中组织在一起,是对某机构或人物等各类对象的全面介绍。
⑤数据库方式。
数据库是对大量的规范化数据进行管理的技术,它利用严谨的数据模型对信息进行规范化处理,对查询进行优化,从而提高信息管理的效率。由于数据的最小存取单位是字段,因此用户可根据需要灵活地改变查询结果集的大小,从而可大大降低网络数据传输的负载。由于大量的信息系统是建立在数据库技术基础之上,形成了一整套系统分析、设计与实施的方法,为人们建立网络信息系统提供了现成的经验和模式,因此,网络上质量高的信息大多表现为数据库,网上除了提供信息服务的大量文献数据库外,还存在着客户数据库、市场行情数据库、竞争对手数据库等与企业密切相关的数据库。
用数据库方法组织信息对数据的安全保护有积极意义,但是,利用数据库方式组织网络信息也存在许多不足,如对非结构化信息处理难度较大,不能提供数据之间的关联,无法处理结构复杂的信息,而且缺乏直观性和人机交互性。
⑥搜索引擎方式。
搜索引擎是互联网上专门提供查询服务的一类工具,它利用诸如Robot、Spider、Worm等自动代理软件,定期或不定期地在网上爬行,通过访问网络中公开区域的每一个站点,对网络信息资源进行收集,然后利用索引软件对收集的信息进行自动标引,创建一个详尽的、可供用户进一步按关键词查询的Web页索引数据库。搜索引擎方法是目前互联网上对二次信息进行组织的主要方式之一,此种方式所搜集的信息虽然丰富,但良莠不齐,查准率较低。
⑦主题树方式。
将信息按照某种事先确定的主题概念体系分门别类地逐层加以组织,用户通过浏览的方式层层遍历,直到找到所需要的信息线索,再通过信息线索连接到相应的网络信息资源。网上许多著名的网络检索工具如Yahoo!、Sohu等,都采用这种方式组织信息资源。