1.形式信息组织
形式信息组织是根据信息的形式(外部)特征,使用一套形式化的符号系统按照一定的规则组织信息的方法。常见的形式信息组织有以下几种基本方法 。
①字顺法。
从字、词角度组织有关信息,可满足人们检索的一般要求。由于汉字与外文在字顺排检方面有很大的不同,又有汉字检字法和外文检字法之分。汉字检字法方面,有音序法、形序法、音序形序并用法等。中文字典、词典常用形序法、音序法这两种排检法。形序法又可分为部首法、笔画法、笔形法、四角号码法等;音序法则细分为汉语拼音字母法、声部法、韵部法等。外文检字法常见之于外语词典,主要有“word by word”法和“letter by letter”法,前者基于实词逐个比较,后者基于字母逐个比较。
②代码法。
代码具有唯一性和标准性,用代码集约信息,易于被人接受又便于管理。代码一般使用拉丁字母和阿拉伯数字,如专利代码、商品代码、身份证号码。
③时序法。
以信息形成的时间为序组织信息。获得历史信息和从历史角度获取信息常采用此法,比如编纂工具书、著书立说过程中,时序法的使用较为普遍。
④地序法。
以信息的空间地域特征为依据组织信息。获得有关地域方面的信息也是大众需求的一个重要方面,因为地域本身就代表了某一方面的特殊信息。地序法一般有文字法和图文法两种。
根据信息的外部特征进行信息组织的还有引证关系法(利用信息之间引证与被引证的关系来组织信息)、物名法、专用代码法及根据颜色、规格、质地等特征组织信息的方法。
2.内容信息组织
根据信息的内容特征,使用一套含有语义的符号系统来组织信息,就是内容信息组织法。常用的内容特征组织有分类法、主题法(标题词法、单元词法、叙词法、关键词法)、元素结构法等。
①分类法。
分类法是一种按照学科或体系范畴,依据类别特征组织排列信息的方法,以分类标识作为检索标识,按学科性质进行系统排列,具有很好的层次性和系统性。分类体系便于用户进行浏览检索,传统的文献组织多采用这种方法,同时也是网络信息组织的一种基本方法。但这种方法存在更新速度慢、变化难度大、表述关系的能力有限等缺点。
刘向、刘歆父子编撰的《七略》首创图书分类体系,西晋荀勖首创的“经、史、子、集”四部分类法,以及《中国图书馆分类法》(简称《中图法》)、《中国人民大学图书馆图书分类法》(简称《人大法》)、《杜威十进分类法》(简称DDC或DC)等都属于此类信息组织法。
②主题法。
能够表达主题概念的、经过规范化的、具有检索意义和组配性能的词语,就称为主题词。所谓主题法就是根据信息的主题概念特征来组织信息的方法,它以主题词作为检索标识,按字顺排列,直观性强,也是一种普遍使用的信息组织方法,该方法提供了一种直接面向具体对象、事实或概念的信息组织方法和信息检索途径。
主题法是近代产生的文献检索方法,具有直指、专指、灵活的优点,同时又兼顾了相同内容聚集的特点,是人们从内容角度更直接获取信息的有效方法。标题法、单元词法(元词法)、叙词法和关键词法(键词法)是最常见的主题组织法。